Od 1 stycznia 2027 roku przedsiębiorcy dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będą musieli podawać numer KSeF w tytule przelewu. To nowy obowiązek, który ma ułatwić powiązanie transakcji bankowych z dokumentami księgowymi i uszczelnić system podatkowy.
Kiedy zacznie obowiązywać nowy wymóg?
Obowiązek umieszczania numeru KSeF w tytule przelewu wejdzie w życie 1 stycznia 2027 roku. Do końca 2026 roku pozostaje odroczony, więc obecnie nie ma jeszcze takiego wymogu.
Kogo dotyczy nowy obowiązek?
Nowy obowiązek będzie dotyczył płatności między czynnymi podatnikami VAT za faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF. Wymóg ten dotyczy wszystkich podatników dokonujących płatności za faktury objęte KSeF, niezależnie od skali działalności czy branży.
Obowiązek powstaje, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:
- płatność dotyczy faktur ustrukturyzowanych (KSeF)
- płatność dokonywana jest pomiędzy podmiotami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni
- wykorzystywany jest przelew lub inny instrument płatniczy umożliwiający wskazanie tytułu płatności
Co dokładnie trzeba wpisać w tytule przelewu?
W tytule przelewu należy wskazać:
- numer KSeF faktury (35-znakowy identyfikator nadawany przez system KSeF) – przy płatności za jedną fakturę
- identyfikator zbiorczy – przy płatności za wiele faktur jednym przelewem
Numer KSeF to 35-znakowy identyfikator, który system nadaje fakturze w momencie jej przyjęcia do KSeF. To nowy, odrębny obowiązek – numer KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez wystawcę, oba numery funkcjonują równolegle.
Kiedy obowiązek NIE dotyczy płatności?
Obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu nie dotyczy:
- płatności gotówkowych
- sytuacji, gdy sprzedawca korzysta ze zwolnienia z VAT
- faktur wystawionych w trybie awaryjnym lub offline (które nie mają jeszcze numeru KSeF w chwili płatności)
Jakie zmiany w mechanizmie podzielonej płatności (split payment)?
W przelewach w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) między czynnymi podatnikami VAT trzeba będzie podać numer KSeF opłacanej faktury w komunikacie przelewu. Bank przekaże tę informację dalej do systemu, dzięki czemu fiskus powiąże konkretną płatność z konkretną fakturą.
Jak przygotować się do zmian?
Przedsiębiorcy powinni:
zaktualizować systemy finansowo-księgowe – programy będą musiały automatycznie pobierać i umieszczać numery KSeF w tytułach przelewów
- przeszkolić pracowników działu księgowości i finansów z nowych wymogów
- przetestować integracje z bankami – banki i systemy płatnicze będą docelowo dostosowane do obsługi tych danych w tytule przelewu
- zweryfikować procesy płatności zbiorczych – przy wielu fakturach warto korzystać z identyfikatora zbiorczego generowanego w KSeF
Podsumowanie
Nowy obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu od 2027 roku to istotna zmiana dla przedsiębiorców rozliczających się w VAT. Wymaga ona wcześniejszego dostosowania systemów księgowych i procesów płatności, aby uniknąć błędów i zapewnić zgodność z przepisami ustawy o VAT (art. 108g).rozliczenia były bezpieczne i optymalne.
